KielenhuoltoKirjoittaminenSuomeksi

Sähköposti englanniksi – rakenne ja viestinnän periaatteet

Mitä tehdä, kun joku lähettääkin yllättäen sähköpostitiedustelun palveluistasi englanniksi? Miten otat yhteyttä ulkomaiseen tuotteiden tekijään tai myyjään, kun haluat myydä Suomessa hänen tuotteitaan? Miten englanninkielinen sähköposti ylipäätään eroaa suomenkielisestä?

Ei hätää, tässä artikkelissa käyn läpi englanninkielisen sähköpostin rakenteen, jolla et voi mennä metsään! Suosittelen tätä artikkelia erityisesti heille, joilla ei ole aikaisempaa kokemusta englanninkielisestä viestinnästä tai jotka ovat aloittamassa yrityksensä kansainvälistämistä. Koska haluat oppia kirjoittamaan englanninkielisiä sähköposteja, oletan, että osaat hieman englantia.

 
Mitä pitää ottaa huomioon kirjoitettaessa sähköpostia tai kirjettä englanniksi?

Englanninkielinen viestintä eroaa suomalaisesta kahdella keskeisellä tavalla: se on muodollisempaa ja se johdattelee enemmän lukijaa aiheesta toiseen. Suurimmat sudenkuopat välttää käyttämällä vakiintuneita ilmauksia (esim. tervehdys ja hyvästely) ja seuraamalla keskustelukumppanin esimerkkiä – hymiöt esimerkiksi kannattaa jättää pois siihen asti, kunnes keskustelukumppanisi niitä käyttää. Tuttavallisuutenne lisääntyessä viestin rakennekin elää yksinkertaisempaan suuntaan – mutta alle kokoamallani pohjalla pääset hyvin alkuun.

1. Tervehdys

Jos puhuttelet yhteyshenkilöä tai yritystä ensimmäisen kerran, on viisasta olla ennemmin liian kohtelias kuin tuttavallinen. Ensimmäisen puhuttelun muodoksi soveltuukin siis parhaiten jokin seuraavista:

  • ”Dear Mrs./Ms. [sukunimi]” puhutellessasi tiettyä henkilöä, jonka nimen tiedät. Huom! Nykyään näkyy jo paljon etunimelläkin lähestymistä, joten jos koet, että haluat synnyttää tällaisen tuttavallisemman mielikuvan jo heti suhteenne alussa, voit aloittaa myös: “Dear [etunimi]“. Mutta kannattaa pitää mielessä, että tuttavallinen lähestymistapa voi synnyttää liiankin rennon mielikuvan erityisesti, jos lähestyt toisen yrityksen johtajaa, joten käyttäisin ensimmäisessä viestissä mielummin liian muodollista puhuttelua kuin tuttavallista.
  • Jos et tiedä yhteyshenkilösi nimeä, muodollinen vaihtoehto olisi ”To whom it may concern” tai ”Dear Sir/Madam”. Varsinkin jälkimmäistä näkee silloin, kun viestittelyn ei ole tarkoitus loppujen lopuksi olla äärimmäisen muodollista alkututustumisen jälkeen, mutta halutaan lähestyä toista ihmistä kuitenkin hyvin kunnioittavasti ensimmäisessä yhteydenotossa. Ensimmäinen vaihtoehto sopii esimerkiksi lähestyttäessä virallisia tahoja, kuten viranomaisia tai virastoja. Toisessa viestissä voitkin jo käyttää “Dear [nimi]” -aloitusta, kun tiedät yhteyshenkilösi nimen.
  • Jos otat yhteyttä yrityksen asiakaspalveluun, johon ei ole annettu muita yhteystietoja kuin sähköpostiosoite, voit aloittaa epämuodollisella “Hello”-tervehdyksellä niin halutessasi. On kuitenkin aina parempi käyttää henkilön nimeä, jos se on yhteystietoihin annettu, sillä se tekee kanssakäymisestänne henkilökohtaisen ja osaltaan antaa sinusta ja asiastasi vakavammin otettavan kuvan.

Seuraa yhteyshenkilösi esimerkkiä puhuttelussa: jos keskustelukumppanisi vaihtaa tuttavallisempaan puhutteluun (esim. ”Hi/Hello [etunimesi]”), voit siirtyä myös käyttämään sinuttelua.

Tervehdyksen perässä käytetään usein pilkkua – mutta pilkutitpa tai et, muista olla johdonmukainen ja käyttää samanlaista pilkutusta hyvästelynkin yhteydessä!

2. Kiitos yhteydenotosta & oma esittely
  • Jos vastaat yhteydenottoon, kiitä yhteydenotosta kohteliaasti esimerkiksi näin: ”Thank you for contacting me/us/[yrityksesi nimi]…”.
  • Jos taas sinä olet ottanut ensin yhteyttä ja sinulle vastataan, kiitä vastauksesta: ”Thank you for getting back to me”.

Kohteliaisuus on anglo-amerikkalaisessa viestinnässä hyvän imagon A ja O, joten suosittelen kiitosten lisäämistä silloinkin, kun tuttavuus on jo vanha – silloin voi käyttää epämuodollisempia muotoja, kuten ”Thank you, [nimi]”.

  • Jos taas olet se, joka ottaa ensin yhteyttä, esittele  aina itsesi (ja yritys, jota edustat).
3. Johdanto: viestin tarkoitus

Totea sähköpostiviestisi alussa yhteydenottosi tarkoitus varsinkin, jos kirjoitat uudesta asiasta, josta ette ole keskustelleet yhteyshenkilösi kanssa aiemmin. Aiheeseen johdattelu kuuluu olennaisena osana anglo-amerikkalaiseen viestintään. Muista kohteliaisuus tässäkin!

  • Hyvä yleisaloitus on ”I’m writing to [verbi]…”, kun otat itse yhteyttä ja haluat todeta viestisi tarkoituksen. Hieman virallisempi versio on: “I’m contacting you to [verbi]…” Molemmat ovat mutkattomia, yksinkertaisia vaihtoehtoja, jotka käyvät lähes tilanteeseen kuin tilanteeseen.
  • Jos haluat tiedustella tai kysyä jotakin, ”I would like to know…” on hyvä, kohtelias aloitus.
  • Jos kirjoitat kysyäksesi jotakin aikaisempaan keskusteluunne liittyvää, tai haluat viitata aikaisemmin keskusteltuun aiheeseen, aloitukseksi käy hyvin ”I’m writing in reference to…” jos edellisestä keskustelusta on aikaa. Tämä versio on virallisempi.  Jos viittaat edelliseen keskusteluun, tai yhteyshenkilösi on jo entuudestaan tuttu, aloitukseksi riittää hyvin tuttavallisempi ”Regarding what we discussed previously…”

Jos vastaat sinulle lähetettyyn tiedusteluun, voit käydä kiitoksen jälkeen ”suoraan” aiheeseen: mainitse muistutuksenomaisesti keskusteltu aihe (esim. ”I’m happy to send you our brochure.”) varsinaisen viestiosuuden alussa.

4. Viesti

Suosi selkeää kieltä. Älä turhaan etsi sanakirjasta ”hienoja” sanoja, vaan kirjoita luontevasti tavalla, jonka hallitset – virheettömyys on tärkeämpää kuin sivistyssanasto!

Vinkit:

  • Opettele ne lauserakenteet ja ilmaisut, joita tarvitset – kerran monimutkaiseltakin vaikuttavan ilmaisun opeteltuasi voit käyttää sitä aina.
  • Kirjoita mielummin lyhyesti kuin rönsyillen (suosisin tiivistä, selkeää ilmaisua, vaikka englannin käyttäminen tuntuisikin luontevalta).
  • Kieliopin osalta kannattaa tarkistaa konditionaalin (eli isi-muodon) käyttö. Ohjeet löydät esimerkiksi täältä.
  • Jos pyydät keskustelukumppaniasi tekemään jotain (esim. tarkistamaan hinnan, lähettämään sinulle näytekappaleen, tms.), muista please-sanan käyttö: a) virkkeen alussa  (“Please send me…”), b) pyytävän ilmaisun jälkeen (“Would you please…”) tai c) koko pyytävän virkkeen lopussa (“Would you send me the invoice, please?”). Pyynnön sävy lievenee sitä enemmän, mitä lähemmäs virkkeen loppua please-sana siirtyy – esimerkiksi virkkeen alussa esitetty please tekee kehotuksesta jo hyvin vahvan ja auktoriteettisen.
  • Kohteliaan kysymyksen voi esittää myös ”Would you mind [verbin ing-muoto]…?” -muodossa, jossa korostuu se, ettet haluaisi vaivata keskustelukumppaniasi pyynnölläsi.
5. Lopetus

Englanninkielisten sähköpostien lopetus noudattaa aloituksen kohteliasta kaavaa: varsinkin, jos lähestyt tuntematonta ihmistä, on hyvä lisätä loppuun kiitoksenomainen ilmaus, joka kannustaa ottamaan sinuun yhteyttä jatkossakin ja joka ilmaisee, että kommunikointi yhteyshenkilösi kanssa oli miellyttävä kokemus. Ennen varsinaista hyvästelyä voitkin lisätä viestisi loppuun: ”I look forward to hearing from you”, tai ”If you have any questions, please don’t hesitate to contact me”.

Hyvästiksi voit valita jonkun seuraavista muodollisuusjärjestyksessä olevista lopetuksista:

  • Sincerely
  • Best regards
  • Best wishes
  • Regards
  • Best/Thank you

Huomaa, että englanninkielisessä viestinnässä tervehdys ja hyvästely kuuluvat olennaisena osana viestiin, joten älä jätä niitä pois (ellette ole jo hyvin läheisiä ystäviä/tuttavia)!

—–

Toivottavasti tästä artikkelista on sinulle hyötyä! Jos kansainvälinen kauppa ja markkinointi kiinnostaa sinua, kannattaa seurata Twitter-tiliäni, jonne kerään pääosin englanniksi mielenkiintoisia artikkeleita ja kirjoituksia liittyen kansainväliseen viestintään, kääntämiseen ja markkinointiin. Jos haluaisit mielummin seurata näitä aiheita jatkossakin suomeksi, tilaa blogini oikeasta sivupalkista!

 

Päivitetty 18.10.2018